Quorum ST

Przedstawiamy Państwu Quorum ST - program pomagający jednostkom administracji państwowej i samorządowej w zarządzaniu środkami trwałymi. Pozwala on bardzo dokładnie ewidencjonować środki trwałe (także niskocenne) w elektronicznych kartotekach. Zarówno klasyfikacja GUS, jak i stawki amortyzacji są zapisane w programie i automatycznie nadawane w trakcie rejestracji środka. Umorzenia liczone są po kliknięciu jednego przycisku, a przeszacowania nie wymagają wykonania żadnej dodatkowej pracy przez Użytkownika. W każdej chwili można wykonać przydatne zestawienia, łącznie z planem amortyzacji. Dzięki współpracy z drukarką etykiet i kolektorem, wykonanie spisu z natury nie zabiera zbędnego czasu i jest bezbłędne. Podobnie wygląda księgowanie, zwłaszcza w sytuacji, kiedy jednostka korzysta także z programu Quorum F-K. Uprawnienia do rejestracji środków ma wyznaczona osoba, pozostałe mają tylko możliwość „podglądu”. Brzmi ciekawie? Pora sprawdzić, jak to wygląda w szczegółach.

Główne obszary wykorzystania programu

Ewidencja ilościowa oraz ilościowo – wartościowa środków trwałych w formie kartotek (w tym niskocennych środków trwałych), zgodna z klasyfikacją GUS.
Generowanie i rejestracja dokumentów związanych z obrotem środkami trwałymi.
Tworzenie planów amortyzacji.
Obliczanie odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych.
Wykonywanie przeszacowań majątku trwałego.
Przygotowanie zestawień dotyczących środków trwałych (stan środków trwałych, zestawienie dokumentów, zestawienie obrotów i sald końcowych środków i umorzeń za dowolny miesiąc).
Wykonanie i rozliczenie spisu z natury (z możliwością wykorzystania etykiet z kodem kreskowym i kolektora odczytującego dane środka trwałego).

Szczególnie ważne dla instytucji państwowych i samorządowych

Szczegółowa ewidencja środków trwałych, z uwzględnieniem ich charakterystyki, podziału na elementy, powiązania z innymi środkami oraz położenia.
Możliwość definiowania własnych dokumentów obrotu środkami trwałymi i opcja edytowania typowych druków udostępnianych przez program.
Łatwe i szybkie wykonanie planu amortyzacji.
Automatyczne rozliczanie spisu z natury – wykorzystanie kolektora odczytującego kody kreskowe.
Możliwość uwzględnienia w programie struktury organizacyjnej typowej dla instytucji państwowych i samorządowych.
Automatyczne obliczanie umorzeń – według amortyzacji liniowej i degresywnej.
Automatyczne przeszacowania środków trwałych.
Automatyczna dekretacja umorzeń.

Oszczędność czasu

Automatyczne wykorzystanie klasyfikacji GUS i stawek amortyzacji
Użytkownik programu nie musi się troszczyć o prawidłowe sklasyfikowanie środków trwałych, ani o właściwe obliczanie umorzeń. Program uwzględnia Klasyfikację Śródków Trwałych GUS (grupy, podgrupy, rodzaje). Wskazanie właściwego symbolu w przypadku przyjęcia środka trwałego skutkuje automatycznym nadaniem stawki umorzenia, zgodnej z odpowiednimi przepisami.

Łatwe wykorzystanie gotowych i tworzenie własnych dokumentów obrotu
Program pozwala wykorzystać wszystkie typowe dokumenty: BO (bilans otwarcia), OT (przyjęcie środka trwałego), LT (likwidacja środka trwałego), MT (zmiana miejsca użytkowania środka trwałego), PT (przekazanie-przejęcie środka trwałego), PK (polecenie księgowania), Pa (kartoteka umorzenia), co ułatwia i przyspiesza pracę. W razie potrzeby dokumenty te można edytować i dopasowywać do swoich potrzeb. Istnieje także możliwość zdefiniowania własnego, unikalnego dokumentu (na przykład jeśli jest konieczność wykorzystywania odrębnych dokumentów dla niskocennych środków trwałych).

Szybkie obliczanie umorzeń
Program w pełni automatyzuje także sam proces obliczania umorzeń. Jedyną czynnością wykonywaną przez Użytkownika jest wskazanie miesiąca, za który mają być wykonane obliczenia. Możliwe jest umarzanie środków trwałych według amortyzacji liniowej (kwoty stałe) oraz degresywnej (kwoty malejące). Dostępna jest także opcja jednorazowego umorzenia wartości środka. Ma ona zastosowanie w przypadku niskocennych środków trwałych.

Błyskawiczne przeszacowanie środków trwałych
Program ogranicza zakres prac związanych z przeszacowaniem do absolutnego minimum. Wystarczy jedynie wskazać, której części majątku trwałego przeszacowanie dotyczy oraz według jakiego wskaźnika ma być obliczone, by program automatycznie wykonał przeliczenia wartości we wszystkich kartotekach.

Automatyczne księgowanie umorzeń
Zdefiniowanie wzorców księgowania pozwala w ekspresowym tempie wykonać dekretację umorzeń na właściwych kontach. Wynikiem takiej operacji jest gotowy dokument księgowy widoczny w programie Quorum F-K. Możliwe jest także wydrukowanie dokumentu PK w celu zaksięgowania ręcznego lub w zewnętrznym programie.

Szeroki zakres informacji

Ewidencja wielu danych na temat środka trwałego
W kartotece środka trwałego oprócz podstawowych danych można wprowadzić:

szczegółowy opis środka,
lokalizację środka (dane osób, które używają danego środka, a także jego dokładne „położenie” - w której placówce, jednostce oraz sali jest wykorzystywany),
charakterystykę (np. wymiary),
podział na elementy (jeśli jest to zestaw),
powiązanie kartotek (jeśli dwa różne środki są wykorzystywane zależnie od siebie, np. drukarka i komputer).

Własne słowniki ewidencji środków trwałych
Użytkownik ma możliwość zdefiniowania własnych klasyfikatorów, które w bieżącej pracy posłużą jako atrybuty wyszukiwania danych w zestawieniach. Klasyfikatory definiowane są względem kartotek środków trwałych (na przykład: klasyfikator - wyposażenie; typy - krzesła, biurka) oraz względem dokumentów (na przykład: klasyfikator - LT; typ - zniszczenie, kradzież, przekazanie).

Łatwe planowanie amortyzacji
Quorum ST umożliwia także wykonanie planu amortyzacji, co pozwala z wyprzedzeniem otrzymać obraz zmiany wartości majątku trwałego na przestrzeni czasu. Aby sporządzić plan, Użytkownik musi jedynie wskazać rok i typ planu (czy ma być sporządzony dla środków zakupionych w latach ubiegłych, czy też tylko w roku bieżącym). W efekcie otrzymuje podzielone na poszczególne miesiące zestawienie odpisów amortyzacyjnych dla nieumorzonych środków trwałych.

Zestaw gotowych wzorów zestawień w standardzie
Program jest przystosowany do wymagań związanych z informacją na temat stanu środków trwałych. Wśród gotowych wzorów, oprócz zestawienia środków trwałych, można znaleźć między innymi zestawienia ilościowo-wartościowe, zestawienie dokumentów, zestawienie zmian. Prezentacja tego typu danych w pełni zaspokaja typowe potrzeby informacyjne instytucji państwowych i samorządowych. Do standardu należy także możliwość wyeksportowania zestawień w formacie XLS lub HTML.

Zestawienia uniwersalne – więcej informacji dla wymagających
Jeśli Użytkownik potrzebuje danych nietypowych, może w łatwy sposób przygotować własny wzór zestawienia. Taka definicja polega na określeniu zawartości kolumn oraz kryteriów wyboru danych do zestawienia. Podobnie, jak w przypadku gotowych szablonów, dostępnych jest wiele możliwości określania dodatkowych parametrów prezentacji zestawienia (na przykład ustalania wysokości wiersza czy usuwania powtarzających się wierszy), zawężania zakresu wyszukiwanych danych oraz sortowania prezentowanych informacji.

Ochrona przed pomyłkami

Wygodne wprowadzenie i rozliczenie spisu z natury
Program pozwala w łatwy sposób przeprowadzić inwentaryzację majątku trwałego instytucji. Po wprowadzeniu informacji ze spisu lub ich pobraniu z kolektora z kodów kreskowych, można uzyskać zestawienie pozwalające porównać dane pochodzące ze spisu z informacjami zarejestrowanymi w programie.

Automatyczne przydzielanie numeru inwentarzowego
Program wyposażony jest w mechanizm pozwalający określić strukturę numeru inwentarzowego (z ilu znaków i cyfr będzie się składał), nadawanego automatycznie przez program kolejnym rejestrowanym środkom trwałym. „Odciąża” to użytkownika od konieczności pilnowania poprawności wprowadzanej numeracji.

Blokada okresów
Wprowadzenie daty blokady okresów w ramach rejestrów środków trwałych, uniemożliwia wprowadzanie nowych dokumentów oraz modyfikację danych wprowadzonych do programu przed tą datą. Jest to dodatkowe zabezpieczenie przed pomyłkowym wprowadzeniem zmian w dokumentach przechowywanych w wymienionych rejestrach.

Unikalne rozwiązania

Całkowita automatyzacja spisu z natury
Zastosowanie technologii kodów kreskowych pozwala znacząco przyspieszyć i ułatwić przeprowadzenie spisu z natury. Nasz program współpracuje z urządzeniami peryferyjnymi, takimi jak termotransferowa drukarka etykiet i laserowy kolektor danych. Wykonanie spisu odbywa się w sposób automatyczny i sprowadza się do rejestracji przez program danych odczytanych za pomocą kolektora z kodów kreskowych. Użytkownikom Quorum ST polecamy sprawdzone w wielu instytucjach urządzenia: Citizen 621 (drukarka) oraz Zebex PDL-20 (kolektor).

Podgląd kartoteki środka trwałego z pozycji zestawienia
W programie funkcjonuje wiele rozwiązań ułatwiających oraz przyspieszających codzienną pracę. Należy do nich chociażby możliwość podglądu szczegółowej kartoteki środka trwałego w trakcie przeglądania zestawienia środków trwałych.

Role użytkowników
Możliwe jest przypisywanie ról poszczególnym użytkownikom. Rozwiązanie to pozwala zdefiniować szczegółowe uprawnienia dla osób zajmujących się ewidencją środków trwałych.

Integracja danych
Program ST jest częścią zintegrowanego systemu zarządzania Quorum, co oznacza, że dane wprowadzane do któregokolwiek z programów systemu mogą być widoczne w pozostałych. W taki właśnie sposób przebiega współpraca programu Quorum ST z Quorum F-K. W trakcie wdrożenia może zostać przeprowadzona migracja danych z naszych innych programów do ewidencji środków trwałych, co zapewnia płynne przejście Użytkowników do pracy przy użyciu nowego oprogramowania.

Dopasowanie do specyfiki działania danej instytucji

Możliwość zastosowania w różnorodnych strukturach organizacyjnych
Program został stworzony z myślą o wspieraniu pracy wszystkich typów instytucji administracji państwowej i samorządowej. Dlatego też jego budowa spełnia ich specyficzne wymagania, np. konieczność ewidencji środków trwałych w placówkach podległych.

Komfortowa praca

Podpowiedzi
Program wyświetla podpowiedzi dla użytkownika ze słowników, list wyboru oraz za pomocą mechanizmu autouzupełniania danych. Dzięki temu, że Użytkownik nie musi wprowadzać „ręcznie” wielu informacji, wykonywanie codziennych czynności staje się szybsze i łatwiejsze.

Wygodne korzystanie z danych
Użytkownik może wykonać wydruki z wielu okien programu. Dzięki funkcji eksportu w formatach XLS bądź HTML, z danych można także korzystać w innych programach.

Kontekstowy pomocnik
Program został wyposażony w system kontekstowej pomocy, co oznacza, że użytkownik może wywołać system pomocy dla okna, które aktualnie jest aktywne.

Możliwość rejestracji wielu danych dotyczących środków trwałych