Quorum Płace

Jakże ciężko wyobrazić dziś sobie rachubę płac bez wsparcia oprogramowania. W obsłudze tej sfery działalności jednostek budżetowych nie sprawdzają się jednak rozwiązania ogólne, przeznaczone dla każdego. Tego typu instytucjom potrzebny jest system uwzględniający ich specyficzne wymagania i dostosowany do przepisów prawnych związanych z rozliczaniem wynagrodzeń w jednostkach budżetowych.

Przedstawiamy program Quorum Płace. Rozwiązanie to uwzględnia regulacje, zasady i praktyki związane z rachubą oraz wypłatą wynagrodzeń w instytucjach państwowych i samorządowych. Nawet w przypadku pojawienia się nowych przepisów czy zaleceń dotyczących tej sfery, Użytkownik będzie w stanie szybko samodzielnie zastosować je w swojej jednostce, a w razie potrzeby producent dostarczy zmodyfikowany system uwzględniający zmiany przepisów. Jak to możliwe? Program można łatwo dostosowywać do potrzeb danej jednostki. Temu służą na przykład opcje definiowania własnych składników płacowych, konfigurowania zawartości i układu listy płac, tworzenia zaświadczeń, ustawiania zawartości zestawień płacowych. Przyjrzyjmy się korzyściom z użytkowania Quorum Płace nieco bliżej.

Główne obszary wykorzystania programu

Obliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem maksymalnie 1000 składników płacowych (w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego).
Rozliczanie wynagrodzeń z tak zwanego bezosobowego funduszu płac (na przykład: umowy o dzieło, zlecenia).
Obliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Obliczanie nagród jubileuszowych i odpraw emerytalnych.
Rozliczanie zaliczek na podatek dochodowy.
Wypłata wynagrodzeń – przelewy elektroniczne, wydruk do banku, wypłata w kasie.
Obsługa pożyczek mieszkaniowych i kasy zapomogowo-pożyczkowej.
Prowadzenie ewidencji kadrowo-płacowej pracowników (w tym rejestracja nieobecności).
Tworzenie obowiązkowych sprawozdań dla ZUS (współpraca z programem Płatnik), US, GUS, PFRON, NFZ.
Sporządzanie zaświadczeń o zarobkach dla pracowników.
Szczegółowe analizy wynagrodzeń.
Automatyczne księgowanie listy płac (dokumenty księgowe widoczne są w programie Quorum F-K).
Możliwość obliczania wynagrodzenia w dowolnej walucie.

Szczególnie ważne dla instytucji państwowych i samorządowych

Uwzględnienie typowych dla tego typu instytucji składników płacowych i możliwość definiowania własnych składników.
Listy płac w wielu układach i opcja definiowania własnego formatu listy.
Możliwość planowania wynagrodzeń.
Automatyczna sprawozdawczość dla ZUS.
Swobodny dostęp do danych historycznych.
Różnorodność gotowych projektów zestawień płacowych i możliwość definiowania własnych szablonów.
Możliwość dostosowania do typowych dla instytucji państwowych i samorządowych struktur organizacyjnych.
Możliwość wprowadzenia kilku umów dla pracownika.

Łatwe przygotowanie wypłat

Szerokie możliwości definiowania i wykorzystania składników płacowych
Program obsługuje następujące rodzaje składników:

wynagrodzenia płacone przez zakład,
wynagrodzenia płatne przez ZUS,
potrącenia,
rozliczenia podatków i składek,
pomocnicze.

Program ma wbudowany zestaw predefiniowanych składników płacowych, typowych dla instytucji państwowych i samorządowych takich jak: wysługa lat, trzynastka, nagroda jubileuszowa. Użytkownik może także zdefiniować własny składnik wynagrodzenia (także taki, który jest wyliczany na podstawie innych składników). Daje to duże możliwości dostosowywania polityki płacowej do potrzeb danej instytucji.

Sprawne zarządzanie wypłatą wynagrodzeń
Wypłatę wynagrodzenia można zrealizować dzieląc należną kwotę na maksymalnie trzy przelewy i wypłatę gotówki w kasie. Pozwala to bez dodatkowej pracy swobodnie zarządzać wypłatą wynagrodzeń, według zasad przyjętych w danej instytucji i potrzeb pracowników. Dostępna jest również opcja przekazania części lub całego wynagrodzenia na konto wskazanej osoby (ma to zastosowanie na przykład w sytuacji, kiedy pracownik chce „automatycznie” regulować alimenty).

Możliwość planowania wynagrodzeń
Dzięki zestawieniu bazującemu na angażach, składnikach stałych i propozycjach podwyżek, możliwe jest zaplanowanie środków przeznaczanych na wynagrodzenia. Dostęp do tak ważnych informacji znacznie ułatwia planowanie budżetu instytucji na kolejne okresy rozliczeniowe.

Oszczędność czasu

Sprawne i bezbłędne obliczanie płac
Jedną z najważniejszych korzyści z wykorzystania programu jest oczywiście wyręczenie Użytkownika z konieczności żmudnego i czasochłonnego przeliczania płac. Quorum Płace pozwala bardzo szybko wykonać rachubę wynagrodzeń, nawet dla dużej liczby pracowników. W trakcie tego procesu automatycznie uwzględniane są:

zaliczki na podatek dochodowy,
składki na ubezpieczenie zdrowotne,
składki na ubezpieczenia społeczne płatne przez zakład i pracownika,
potrącenia, wynagrodzenia i zasiłki z tytułu zwolnień lekarskich oraz urlopów macierzyńskich,
potrącenia wynikające ze spłaty pożyczek,
składki na ZFM i PKZP,
dodatki i wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
wynagrodzenie za urlop oraz ekwiwalent pieniężny za urlop.

W skali miesiąca istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby list płac. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek błędów każda z list może być skorygowana poprzez wprowadzenie listy z wyrównań. Jeżeli w skali miesiąca pracownik uwzględniany jest na kilku listach płac, przy dokonywaniu obliczeń każdej kolejnej listy składki potrąceń obowiązkowych porównywane są ze sobą w celu uniknięcia różnic groszowych w programie Płatnik.

Szybka realizacja przelewów
Przelewy wynagrodzeń można za pomocą programu realizować na dwa sposoby: poprzez wydruk przelewów dla banków (indywidualnie dla każdego pracownika lub zbiorczo dla grup pracowników mających konto w tym samym banku) oraz w formie przelewów elektronicznych. Ta druga opcja polega na eksporcie do programów bankowych plików z przelewami. W taki sposób można wykonać przelewy do większości polskich banków (między innymi: PKO BP S.A., Pekao S.A.), co pozwala znacznie usprawnić proces wypłaty wynagrodzeń i zmniejszyć jego koszty.

Zbiorcze wprowadzanie danych płacowych
Użytkownik programu nie musi mozolnie wprowadzać tych samych danych dla każdego pracownika z osobna. Możliwe jest bowiem zbiorcze dodawanie informacji dla grup pracowników. Ma to zastosowanie, na przykład przy wprowadzaniu składników płacowych miesięcznych, godzinowych lub wyrównań oraz podczas wprowadzania nieobecności.

Błyskawiczne księgowanie listy płac
Program umożliwia dekretowanie wypłat na odpowiednich kontach za pomocą mechanizmu automatów księgowych (wykonujących księgowania na podstawie parametrów określonych przez Użytkownika). Dokument z zaksięgowanymi wynagrodzeniami widoczny jest w programie Quorum F-K.

Wiele obszarów wsparcia

Tworzenie list płac według potrzeb użytkowników
Tworzenie listy płac za pomocą programu jest łatwe i zajmuje niewiele czasu. Zakres danych branych pod uwagę przy generowaniu listy zależy od parametrów obliczeń podanych przez Użytkownika. Lista może być na przykład przygotowana dla określonego rodzaju pracowników lub dla zatrudnionych we wskazanej komórce organizacyjnej. Można również ustalić sposób sortowania danych na liście - mogą się one wyświetlać w kolejności alfabetycznej, bądź według numerów ewidencyjnych pracowników.

Przygotowaną listę plac można wydrukować na wiele sposobów, między innymi:

w formie słupków,
w formie pasków,
w układzie umożliwiającym kopertowanie,
w formacie RMUA (dzięki czemu nie trzeba drukować formularzy RMUA dla każdego pracownika).

Dodatkowo, program umożliwia wykonanie różnorodnych zbiorczych zestawień list płac.

Możliwość wypłaty wynagrodzeń z kasy
Wypłata wynagrodzeń, to nie tylko wykonanie przelewów na konta bankowe pracowników, ale także wypłaty z kasy. Taka potrzeba może wynikać zarówno z zasad przyjętych w danej instytucji, jak i z potrzeb zgłaszanych przez pracowników. Program oferuje rozwiązania upraszczające działania Użytkownika także w tej sferze. Razem z listą płac mogą być drukowane tak zwane sorty (wykazy nominałów), co znacznie ułatwia pracę kasjerce. Niezwykle praktyczna okazuje się także możliwość ukrycia informacji o kwocie wynagrodzenia w zestawieniu wypłat gotówkowych. Pozwala to na realizację wypłat bez obaw ujawnienia poziomu zarobków nieuprawnionym do tego pracownikom.

Kompleksowe rozliczanie pożyczek pracowniczych
Za pomocą programu można rozliczać pożyczki z zakładowego funduszu mieszkaniowego (będącego częścią zakładowego funduszu świadczeń socjalnych) oraz kasy zapomogowo-pożyczkowej. Oznacza to, że program automatycznie potrąca z wypłaty pracownika należne raty, według zdefiniowanego wcześniej harmonogramu spłaty. Harmonogram spłaty generowany jest automatycznie na podstawie wprowadzonej propozycji parametrów kredytu. Możliwa jest także rejestracja wpisowego oraz składek potrącanych z określonego składnika wynagrodzenia pracownika, a także wykonanie zestawienia aktualnych sald pracowników.

Szybkie drukowanie formularzy podatkowych
Program pozwala przeglądać i drukować formularze podatkowe: PIT-4R, PIT-8aR, PIT-R, PIT-11, PIT 40 na formularzach własnych, na tak zwanych składankach bądź na formularzach POLTAX. Dzięki opcji pozycjonowania wydruku, możliwe jest jego poprawne wykonanie, niezależnie od tego, z której drukarni pochodzą formularze. Wydruki można przygotowywać dla pojedynczych osób bądź dla grup pracowników. Program umożliwia również ręczną edycję formularzy druków poprzez dostęp do edytora.

Uproszczenie pracy

Automatyczna sprawozdawczość dla ZUS
Program w pełni automatyzuje proces tworzenia i przekazywania deklaracji ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA w formacie umożliwiającym eksport do programu Płatnik.

Wygodne tworzenie zaświadczeń
Sporządzanie zaświadczeń o zarobkach jest nie tylko wygodne, ale również bardzo szybkie. Edytor zaświadczeń ma funkcjonalność zbliżoną do powszechnie używanych edytorów tekstu, dzięki czemu jest bardzo łatwy w obsłudze. Oprócz wpisania treści zaświadczenia, definiuje się pola, w które program wprowadza dane dotyczące pracowników i wynagrodzeń. Tak przygotowany wydruk można zapisać i wielokrotnie wykorzystywać.

Zaspokojenie potrzeb informacyjnych

Kompleksowa analiza danych kadrowo-płacowych
Płace, jak każdy program systemu Quorum, zostały wyposażone w szereg zdefiniowanych już zestawień danych (na przykład zestawienie zatrudnionych osób i składników stałych, karta wynagrodzeń pracownika). Ponadto, możliwe jest tworzenie własnych szablonów, według specyficznych potrzeb informacyjnych danej instytucji. W zestawieniu można dodatkowo posortować dane, a następnie wyeksportować je do zewnętrznych programów, na przykład MS Excel, gdzie mogą być dodatkowo przetwarzane.

Nieograniczony dostęp do danych historycznych
Użytkownik ma łatwy dostęp do wszystkich danych z dowolnego okresu, w którym prowadzona była rachuba płac (nawet wiele lat wstecz). Może je przeglądać w kartotece płacowej danego pracownika bądź za pomocą zestawień. Ponadto, możliwa jest rejestracja zmian dotyczących samej instytucji, na przykład informacja o zmianie nazwy.

Unikalne rozwiązania

Kontrola poprawności ewidencjonowanych rachunków bankowych
Program kontroluje poprawność wprowadzanego numeru konta bankowego pracownika. Jeśli jego długość jest nieprawidłowa, przed zapisaniem danych pojawia się komunikat ostrzegający Użytkownika przed niebezpieczeństwem popełnienia pomyłki.

Role użytkowników
Możliwe jest przypisywanie ról dla poszczególnych użytkowników. Rozwiązanie to pozwala zdefiniować szczegółowe uprawnienia dla osób zajmujących się sprawami kadrowymi i płacowymi.

Integracja danych
Program Płace jest częścią zintegrowanego systemu zarządzania Quorum, co oznacza, że dane wprowadzane do któregoś z programów mogą być widoczne również w pozostałych. W taki właśnie sposób przebiega współpraca programu Płace z: Quorum Kadry czy Quorum F-K. W trakcie wdrożenia może zostać przeprowadzona migracja danych z innych programów płacowych naszego autorstwa, co zapewnia płynne przejście Użytkowników do pracy przy użyciu nowego oprogramowania.

Dopasowanie do specyfiki działania danej instytucji

Możliwość zastosowania w różnorodnych strukturach organizacyjnych
Program został stworzony z myślą o wspieraniu pracy wszystkich typów instytucji w administracji państwowej i samorządowej. Dlatego też jego budowa, spełnia ich specyficzne wymagania, na przykład: konieczność rozliczania wynagrodzeń pracowników placówek podległych.

Praktyczne słowniki danych
Dane kadrowo-płacowe można rejestrować w sposób w pełni zgodny z potrzebami danej instytucji. Wykorzystany mechanizm słowników pozwala zdefiniować typy nieobecności, rodzaje kredytów, składek i wiele innych parametrów.

Prezentacja danych płacowych według klasyfikacji budżetowej
W programie możliwe jest wyświetlenie zbiorczej listy płac według symboli klasyfikacji budżetowej właściwych dla danej instytucji państwowej lub samorządowej.

Komfortowa praca

Podpowiedzi
Program wyświetla podpowiedzi dla użytkownika ze słowników, list wyboru oraz za pomocą mechanizmu autouzupełniania danych. Dzięki temu, że Użytkownik nie musi wprowadzać „ręcznie” wielu informacji, wykonywanie codziennych czynności staje się szybsze i łatwiejsze.

Wygodne korzystanie z danych
Użytkownik może wykonać wydruki z wielu okien programu. Dzięki funkcji eksportu w formatach XLS bądź HTML, z danych można także korzystać w innych programach.

Kontekstowy pomocnik
Program został wyposażony w system kontekstowej pomocy, co oznacza, że użytkownik może wywołać system pomocy dla okna, które aktualnie jest aktywne.