Quorum Magazyn

Jedną ze sfer, w których znakomicie sprawdzają się systemy informatyczne jest obsługa gospodarki magazynowej. Dzięki wykorzystaniu oprogramowania, może być ona prowadzona w sposób uporządkowany i systematyczny. W takiej sytuacji, w każdym momencie doskonale wiadomo, jakie są aktualne stany materiałów w magazynie. Księgowanie dokumentów obrotu nie wymaga wysiłku, a informacje pochodzące z zestawień pozwalają zaplanować zakupy towarów. Warto przyjrzeć się bliżej jednemu z nielicznych programów na rynku dedykowanych jednostkom administracji państwowej i samorządowej - Quorum Magazyn. To sprawdzone w wielu instytucjach i bardzo łatwe w użyciu rozwiązanie.

Główne obszary wykorzystaniu programu

Ewidencja przyjęcia materiałów i towarów do magazynu (przychody wewnętrzne i zewnętrzne).
Rejestracja wydania materiałów i towarów (rozchody wewnętrzne i zewnętrzne).
Grupowanie informacji o materiałach i wyrobach oraz ich obrotach w elektronicznych kartotekach.
Analizy dotyczące stanów indeksów materiałowych w magazynie oraz obrotów materiałów i wyrobów.
Inwentaryzacja magazynów.
Kontrola zapasów w magazynie.
Zmiany cen materiałów i wyrobów.
Księgowanie przychodów i rozchodów.

Szczególnie ważne dla instytucji państwowych i samorządowych

Możliwość obsługi gospodarki magazynowej w jednostkach podległych.
Łatwe księgowanie dokumentów obrotu (a we współpracy z Quorum F-K w pełni automatyczne).
Wsparcie procesu wydawania towaru, w tym kontrola stanów magazynowych (porównanie wydawanej ilości z ilością posiadaną aktualnie w magazynie).
Możliwość dostosowywania zestawień obrotów i stanów magazynowych do własnych potrzeb oraz funkcja projektowania autorskich zestawień.
Automatyczne wprowadzanie dokumentów przychodu na podstawie dokumentów dostaw.

Szybsza obsługa

Obsługa dokumentów obrotu materiałowego
Program pozwala tworzyć wszystkie typowe dokumenty obrotu materiałami i wyrobami, między innymi:

BO – bilans otwarcia,
PW – przychód wewnętrzny,
PZ – przychód zewnętrzny,
PR+ - protokół różnic (zwiększenie stanu),
PR - - protokół różnic (zmniejszenie stanu),
RW – rozchody wewnętrzne,
WZ – rozchody zewnętrzne.

Istnieje również możliwość definiowania i wykorzystywania własnych dokumentów, co daje Użytkownikowi możliwości dopasowania sposobów prowadzenia gospodarki magazynowej do specyfiki danej instytucji.

Wsparcie w procesie wydawania towaru
Program Quorum Magazyn umożliwia kontrolę wydawania towaru z magazynu, a także tworzenie dokumentu rozchodu. Cena produktu wprowadzana jest automatycznie według zasady FIFO, a wydanie towaru skutkuje automatyczną modyfikacją stanów indeksów materiałowych oraz aktualizacją kartotek materiałowych. Program pilnuje także, aby nie została rozchodowana większa ilość produktów, niż znajdująca się w danym momencie na stanie. Jeśli nastąpiła sprzedaż wydawanego towaru, możliwy jest również wydruk faktury z programu Quorum F-K.

Księgowanie bez wysiłku
Ewidencja i kontrola stanów magazynowych nie wyczerpują bogatej funkcjonalności programu. Quorum Magazyn, na podstawie dokumentów przychodu i rozchodu, tworzy dokumenty dla księgowości. Jeśli w jednostce wykorzystywany jest również program finansowo-księgowy naszego autorstwa, dekretacja na wcześniej zdefiniowanych kontach odbywa się niewielkim nakładałem pracy Użytkownika.

Łatwiejsza kontrola

Szeroki zakres ewidencji materiałów i wyrobów
Elektroniczne kartoteki zawierają szereg ważnych informacji dotyczących materiałów i wyrobów. Oprócz danych podstawowych (symbol, nazwa, PKWiU, jednostka miary) możliwa jest również rejestracja takich informacji, jak: waga, data przydatności, typ produktu, branża, wymagany stan minimalny. Użytkownik może również wprowadzić dodatkową charakterystykę produktu. Informacje te widoczne są w zestawieniach tworzonych za pomocą programu.

Precyzyjna lokalizacja produktów
Program pozwala bardzo dokładnie określić miejsce magazynowania. Użytkownik może wskazać dokładne pomieszczenie i półkę, na której będzie położony produkt. Takie rozwiązanie sprzyja właściwej organizacji gospodarki magazynowej (między innymi poprzez efektywniejsze wykorzystanie powierzchni magazynowej).

Liczne zestawienia danych
Program pozwala na pełną analizę obrotów i stanów magazynowych. Jak we wszystkich naszych rozwiązaniach, Użytkownik może wykorzystać przygotowane przez nas definicje zestawień (dla poszczególnych magazynów, typów dokumentów, dokumentów), jak również ma możliwość przygotowania własnych wzorców, zgodnie ze specyficznymi potrzebami danej placówki. Warto podkreślić, że zestawienia danych przygotowywane na podstawie gotowych szablonów można modyfikować, na przykład ustalać dodatkowe kryteria doboru danych do zestawienia.

Obsługa magazynów w jednostkach podległych
Program skonstruowany jest w taki sposób, aby możliwa była także obsługa magazynów w jednostkach podległych. Możliwość taką zapewnia rejestracja wielu podmiotów powiązanych z jednostką główną oraz ewidencja dowolnej liczby magazynów. Rozwiązanie to umożliwia dopasowanie sposobu działania programu do struktury organizacyjnej jednostek sektora publicznego i specyfiki ich działalności.

Unikalne rozwiązania

Role użytkowników
Możliwe jest przypisywanie ról dla poszczególnych użytkowników. Rozwiązanie to pozwala zdefiniować szczegółowe uprawnienia dla osób zajmujących się obsługą gospodarki magazynowej.

Integracja danych
Program Magazyn jest częścią zintegrowanego systemu zarządzania Quorum, co oznacza, że dane wprowadzane do któregoś z programów mogą być widoczne również w pozostałych. W taki właśnie sposób przebiega współpraca programu Magazyn z Quorum F-K. W trakcie wdrożenia może zostać przeprowadzona migracja danych z innych programów naszego autorstwa przeznaczonych do obsługi magazynów, co zapewnia płynne przejście Użytkowników do pracy przy użyciu nowego oprogramowania.

Komfortowa praca

Podpowiedzi
Program wyświetla podpowiedzi dla użytkownika ze słowników, list wyboru oraz za pomocą mechanizmu autouzupełniania danych. Dzięki temu, że Użytkownik nie musi wprowadzać „ręcznie” wielu informacji, wykonywanie codziennych czynności staje się szybsze i łatwiejsze.

Wygodne korzystanie z danych
Użytkownik może wykonać wydruki z wielu okien programu. Dzięki funkcji eksportu w formatach XLS bądź HTML, z danych można także korzystać w innych programach.

Kontekstowy pomocnik
Program został wyposażony w system kontekstowej pomocy, co oznacza, że użytkownik może wywołać system pomocy dla okna, które aktualnie jest aktywne.

Uproszczenie obsługi magazynu