Quorum Kadry

Dziesiątki segregatorów wypełnionych aktami osobowymi, stosy papierów oraz kart ewidencji czasu pracy, zagonieni kadrowcy, kolejki pracowników przed drzwiami działu kadr. A może: błyskawiczny dostęp do informacji widocznych na ekranie komputera bądź drukowanych na żądanie, kompetentny i uśmiechnięty specjalista do spraw kadrowych i realizowane na czas prośby pracowników? Z pewnością przedstawione powyżej zestawienie jest nieco przesadzone, jednak nie ulega wątpliwości, że istnieje wiele sposobów realizacji zadań działu kadrowego. Duże znaczenie dla jakości tej pracy ma dostęp do odpowiednich systemów wspierających działania kadrowca.

Na rynku dostępnych jest wiele programów ze słowami „kadry” czy „personel” w nazwie. Tylko część z nich rzeczywiście działa w sposób „inteligentny”, „przyjazny” i „intuicyjny” wyręczając użytkownika w realizacji wielu żmudnych i czasochłonnych zadań. Nieliczne potrafią wspierać procesy typowe dla instytucji państwowych i samorządowych. Przedstawiamy Wam jedno z nich: Quorum Kadry.

Główne obszary wykorzystania programu

Prowadzenie elektronicznych kartotek kadrowych.
Obsługa bieżących zadań kadrowych (na przykład kontrola ważności umów o prace, badań okresowych, uprawnień do emerytury czy jubileuszu).
Wydruk dowolnych zaświadczeń kadrowych.
Ewidencja nieobecności.
Automatyczne obliczanie i ewidencja urlopów pracowników.
Nadzór czasu pracy pracowników za pomocą elektronicznej karty ewidencji czasu pracy.
Ewidencja szkoleń pracowników.
Prowadzenie sprawozdawczości dla GUS.
Tworzenie deklaracji dla ZUS (współpraca z programem Płatnik).
Ewidencja informacji niezbędnych do obliczania wynagrodzeń w programie płacowym (na przykład dodatki do wynagrodzeń).
Pełna analiza danych kadrowych.

Szczególnie ważne dla instytucji państwowych i samorządowych

Łatwe prowadzenie obowiązkowej sprawozdawczości kadrowej (sprawozdania GUS – Z-02, Z-03, Z-05, Z-06, Z-14, deklaracje ZUS – ZUA, ZWUA, ZCNA, ZIUA, ZZA, sprawozdanie MF – RB70, sprawozdanie USC – z wykonania zatrudnienia i wynagrodzeń).
Możliwość prowadzenia ewidencji w typowej dla instytucji państwowych i samorządowych strukturze organizacyjnej (z uwzględnieniem wszystkich placówek podległych i podporządkowanych im jednostek, wydziałów itp.).
Przypomnienia dotyczące zadań kadrowych: koniec umowy; koniec ważności badań okresowych; uprawnienia do jubileuszu; uprawnienia do emerytury; rocznice: zakładowego i ogólnego stażu pracy; planowana data oceny pracownika.

Oszczędność czasu

Wyręczenie Użytkownika w czasochłonnych obliczeniach
Program sam wykonuje ważne dla specjalisty do spraw kadr obliczenia. Potrafi na podstawie wprowadzanych danych podać informacje związane ze stażem pracy, nieobecnościami, urlopami, nagrodami jubileuszowymi, uprawnieniami emerytalnymi. Oznacza to znaczną oszczędność czasu, a także wyeliminowanie potencjalnych pomyłek.

Szybkie tworzenie dowolnych zaświadczeń
Praktycznie codziennie pojawia się potrzeba przygotowania i wydruku różnego rodzaju zaświadczeń kadrowych. Dlatego program został wyposażony w łatwy w użyciu edytor, który pozwala błyskawicznie zdefiniować własny wzór zaświadczenia (w tym także świadectwa pracy), automatycznie wypełniany wskazanymi danymi. Zdefiniowany i zapisany szablon może być wykorzystywany przez użytkownika wielokrotnie i w dowolnym momencie.

Łatwe zarządzanie kadrami

Kompletna informacja kadrowa
Informacje na temat pracowników rejestrowane są w programie w wygodnych kartotekach kadrowych. Można w nich gromadzić nie tylko podstawowe dane personalne (na przykład: dane osobowe, informacje o wykształceniu, dotychczasowej pracy, obecnie zajmowanym stanowisku, zawartych umowach, kategorii zaszeregowania, dodatkach do wynagrodzenia), ale także wiele pomocnych danych uzupełniających (zdjęcie pracownika, informacje o jego rodzinie, dane na temat odbytych szkoleń i kursów, kwalifikacji dodatkowych, otrzymanych świadczeń socjalnych i wiele innych).

Precyzyjne planowanie oraz ewidencja czasu pracy zatrudnionych osób
Program pozwala określać kalendarze pracy zarówno dla wszystkich zatrudnionych, jak i pojedynczych pracowników (przy czym od razu podpowiada Użytkownikowi dni ustawowo wolne od pracy). Możliwe jest również tworzenie pomocnych w planowaniu i ewidencji czasu pracy harmonogramów zarówno dla pojedynczego pracownika (tak zwane harmonogramy indywidualne), jak i dla wybranych grup pracowników (na przykład, gdy pracownicy „umysłowi” mają w określonych dniach inną liczbę godzin pracy niż pracownicy „fizyczni”).

Więcej wiedzy dla właściwych organów i decydentów

Łatwe prowadzenie sprawozdawczości
Program umożliwia wykonywanie wszystkich wymaganych przepisami sprawozdań, w tym dla GUS, ZUS (współpraca z programem Płatnik), sprawozdania Rb-70 oraz sprawozdania z wykonania zatrudnienia i wynagrodzeń dla USC. Użytkownik dysponuje gotowymi szablonami sprawozdań, wypełnianymi automatycznie po wskazaniu zakresu danych.

Mnóstwo wartościowych zestawień kadrowych
Program umożliwia wykonanie ponad 20 zdefiniowanych już zestawień kadrowych. Daje to użytkownikowi duże możliwości uzyskania informacji mających wpływ na kształt polityki kadrowej. W każdym zestawieniu można dodatkowo zawęzić zakres wyświetlanych danych, posortować dane według potrzeb oraz wyeksportować je w postaci pliku w formacie XLS.

Szerokie możliwości definiowania własnych zestawień
Jeśli potrzeby informacyjne użytkownika są większe od przewidzianych w gotowych definicjach zestawień, może on samodzielnie zdefiniować własny szablon zestawienia. Dostępny w programie moduł zestawień uniwersalnych pozwala to zrobić w łatwy i szybki sposób, a także umożliwia zapisanie zaprojektowanego przez Użytkownika zestawienia w celu jego ponownego wykorzystania.

Ochrona przed możliwymi pomyłkami

Wsparcie rejestracji pracownika
Rejestracja zatrudnionej osoby może być procesem trwającym zaledwie kilka minut. Program w procesie tym wspiera działania użytkownika poprzez oznaczenie kolorem pól wymaganych (pozostałe można uzupełnić później), kontrolę poprawności numerów PESEL i NIP, a także listy pozwalające wybierać dane ze słowników (dzięki czemu nie trzeba ich wpisywać ręcznie).

Bezbłędna obsługa wydarzeń
Praca specjalisty ds. kadrowych to także obsługa codziennych „wydarzeń” kadrowych, takich jak: konieczność przedłużenia umowy o pracę, przyznanie nagrody jubileuszowej, koniec ważności badań okresowych, zmiana wysokości dodatku stażowego. Użytkownik programu nigdy nie przeoczy konieczności wykonania takich czynności. Funkcja „zadania na dziś” pozwala wykonać zestawienie pokazujące „wydarzenia”, które będą miały miejsce w wybranym okresie czasu dla wybranych osób.

Duże możliwości dostosowania do specyficznych potrzeb

Możliwość zastosowania w różnorodnych strukturach organizacyjnych
Program został przygotowany z myślą o wspieraniu pracy wszystkich typów instytucji w administracji państwowej i samorządowej. Dlatego też jego budowa, spełnia ich specyficzne wymagania, na przykład konieczność prowadzenia spraw kadrowych wielu placówek podległych. Oprócz rejestracji pracowników głównego podmiotu (nazywanego w programie „Płatnikiem”), możliwe jest prowadzenie ewidencji kadrowej placówek podległych. Nie wprowadzono też ograniczenia liczby obsługiwanych „Płatników”, co jeszcze bardziej zwiększa elastyczność zastosowania programu.

Wygodne słowniki danych
Dane kadrowe można rejestrować w sposób w pełni zgodny z potrzebami danej instytucji. Wykorzystany mechanizm słowników pozwala na przykład określić dopuszczalne tryby rozwiązania umów, rodzaje wykształcenia, rodzaje stanowisk pracy, typy nieobecności i wiele innych.

Unikalne rozwiązania

Łatwe zarządzanie szkoleniami
W programie możliwa jest szczegółowa ewidencja szkoleń odbytych oraz prowadzonych przez pracowników (rejestrowane są wszystkie istotne informacje: kategoria, treść, okres szkolenia, liczba dni i godzin, oceny). Możliwe jest również ewidencjonowanie szkoleń grupowych, co pozwala zaoszczędzić czas na wprowadzanie tych samych danych dla każdego pracownika z osobna. Ponadto program daje możliwość generowania zestawień, dzięki którym sformułować można wnioski pomocne w planowaniu kolejnych szkoleń.

Role użytkowników – zdefiniowanie uprawnień
Możliwe jest przypisywanie ról poszczególnym użytkownikom. Rozwiązanie to pozwala zdefiniować szczegółowe uprawnienia dla osób zajmujących się sprawami kadrowymi. Dzięki niemu, dostęp do danych osobowych pracowników będą miały wyłącznie te osoby, którym jest on potrzebny do wykonywania ich zadań.

Integracja danych
Program Kadry jest częścią zintegrowanego systemu zarządzania Quorum, co oznacza, że dane wprowadzane do któregoś z programów mogą być widoczne również w pozostałych. W taki właśnie sposób przebiega współpraca programu Kadry z: Quorum Płace, Quorum F-K, Quorum ST, Quorum Magazyn. W trakcie wdrożenia może zostać przeprowadzona migracja danych z innych programów płacowych naszego autorstwa, co zapewnia płynne przejście Użytkowników do pracy przy użyciu nowego oprogramowania.

Komfortowa praca

Wygodne przeglądanie danych kadrowych
Zakres informacji gromadzonych w kartotekach pracowników jest tak duży, że ich przeglądanie w osobnych oknach byłoby niezwykle uciążliwe. Dlatego też dane uporządkowane są w postaci zakładek, co pozwala szybko i wygodnie przemieszczać się pomiędzy kolejnymi podkartotekami.

Szybkie wyszukiwanie danych pracowników
Dzięki zastosowanym mechanizmie łatwego i intuicyjnego wyszukiwania, odnalezienie danych konkretnego pracownika trwa zaledwie kilka sekund (wystarczy wpisać w nagłówku kolumny niewielki fragment poszukiwanej informacji). Program został także wyposażony w tradycyjną wyszukiwarkę, pozwalającą szczegółowo określić kryteria wyszukiwania.

Podpowiedzi
Program wyświetla podpowiedzi dla użytkownika ze słowników, list wyboru oraz za pomocą mechanizmu autouzupełniania danych. Dzięki temu, że Użytkownik nie musi wprowadzać „ręcznie” wielu informacji, wykonywanie codziennych czynności staje się szybsze i łatwiejsze.

Wygodne korzystanie z danych
Użytkownik może wykonać wydruki z wielu okien programu. Dzięki funkcji eksportu w formatach XLS bądź HTML, z danych można także korzystać w innych programach.

Wygodny dostęp do danych kadrowych