Quorum F-K

Prowadzenie księgowości wymaga dogłębnej znajomości zasad i przepisów, ale także skrupulatności i sumienności. I choć czasy księgowania ręcznego już dawno minęły, a tak zwane amerykanki zostały zastąpione okienkami programów komputerowych, to poprawne prowadzenie ksiąg rachunkowych jest w dalszym ciągu wielką sztuką. Nic dziwnego, że także od narzędzi informatycznych wspomagających pracę księgowego wymaga się czegoś więcej, niż tylko proste przeniesienie papierowej ewidencji do dokumentów w formie elektronicznej.

System wspierający księgowość powinien przyspieszać i ułatwiać pracę, ograniczać pomyłki, dostarczać wartościowych informacji. Oczywiście musi być przy tym elastyczny, prosty w obsłudze, posiadać przyjazny interfejs, oferować użytkownikowi kompleksową pomoc na każdym etapie pracy i współpracować z innymi systemami. Jednym słowem powinien być niemal „inteligentny”. Czy taki jest program F-K, przeznaczony dla instytucji państwowych i samorządowych? Oceńcie Państwo sami.

Główne obszary wykorzystania programu

Rejestracja i dekretowanie dokumentów księgowych (faktury, wyciągi bankowe, raporty kasowe, polecenia księgowania).
Obsługa stanowisk kasowych.
Realizacja przelewów.
Obsługa wyciągów bankowych.
Rozliczanie rozrachunków.
Wystawianie upomnień i not odsetkowych.
Automatyczne tworzenie bilansu zamknięcia oraz bilansu otwarcia.
Ewidencja pozabilansowa oraz kontrola realizacji planu finansowego.
Prowadzenie sprawozdawczości.
Sporządzanie druku bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu jednostek.
Sporządzanie zestawień kontowych, budżetowych, dotyczących przelewów, finansów i faktur.
Tworzenie rejestru VAT.

Szczególnie ważne dla instytucji państwowych i samorządowych

Uwzględnienie klasyfikacji budżetowej.
Generowanie sprawozdań Rb.
Kontrola wykonania planu finansowego.
Obsługa klasyfikacji zadaniowej.
Prowadzenie ewidencji księgowej dla dysponentów wszystkich stopni.
Automatyczne tworzenie bilansu otwarcia i zamknięcia.

Oszczędność czasu

Łatwe tworzenie planu kont i jego wykorzystanie w trakcie księgowania
Wprowadzenie planu kont nie musi być czasochłonne. W programie można go szybko stworzyć na podstawie klasyfikacji budżetowej lub kopiując konta. Utworzone w danym roku konta przypisywane są do poszczególnych rejestrów księgowych, co ułatwia przeglądanie wybranych kont w trakcie księgowania.

Automatyczne księgowanie
Koniec z mozolnym uzupełnianiem zapisów na kontach przy wprowadzaniu dokumentów wielopozycyjnych! Program automatyzuje i co za tym idzie przyspiesza procesy księgowania. Można zdefiniować samoczynne wyzwalanie się automatów bądź ich uruchamianie przez użytkownika. Dodatkowo, możliwe jest ustalenie harmonogramów księgowania, co pozwala zautomatyzować dekretacje przewidziane w przyszłości. Na uwagę zasługują również mechanizmy ułatwiające pracę w przypadku, kiedy dokument powtarza się w danym roku. Program umożliwia kopiowanie oraz przenoszenie dokumentów (zarówno w ramach jednego rejestru księgowego, jak i między różnymi rejestrami).

Proste księgowanie rozrachunków
Wystarczy wskazać nierozliczony rozrachunek, aby program sam uzupełnił stronę konta dotyczącą tego rozrachunku.

Szybkie przelewy
Program umożliwia tworzenie przelewów z rozrachunków, co oznacza, że dane do przelewu pobierane są z zaksięgowanej faktury. Możliwe jest wykonanie przelewu elektronicznego do systemów bankowych.

Błyskawiczne przenoszenie operacji między kontami
Quorum F-K pozwala na automatyczne przenoszenie operacji między kontami. Ułatwia to wprowadzenie modyfikacji na przykład w sytuacji zmieniających się przepisów.

Pomocna kategoryzacja kontrahentów
Program umożliwia tworzenie grup kontrahentów na podstawie dowolnych kryteriów, na przykład według branży, obszaru działania czy częstotliwości transakcji z instytucją. Pozwala to usystematyzować i przyspieszyć pracę księgowych.

Ograniczenie pomyłek

Pomocne komunikaty ostrzegające
Program został wyposażony w system ostrzeżeń dla użytkownika, który chce wykonać operację noszącą znamiona pomyłki. Porównywane są dane wprowadzane przez użytkownika z danymi wpisanymi wcześniej bądź znajdującymi się w słownikach programu. Wśród kontrolowanych operacji znajdują się:

wprowadzanie kodów NIP, GUS, REGON
dodawanie danych adresowych
wpisywanie rachunków bankowych
wprowadzanie kontrahentów
wprowadzanie kont analitycznych (kontrolowana jest zgodność z klasyfikacją budżetową)
wprowadzanie dokumentów księgowych (sprawdzanie zgodności wykorzystywanych kont z wykazem kont przeciwstawnych, kontrola bilansowania się dokumentów)

Blokada okresów
Wprowadzenie daty blokady okresów w ramach rejestrów księgowych oraz rejestrów faktur, uniemożliwia wprowadzanie nowych dokumentów oraz modyfikację danych wprowadzonych do programu przed wprowadzoną datą. Jest to dodatkowe zabezpieczenie przed pomyłkowym wprowadzeniem zmian w dokumentach przechowywanych w wymienionych rejestrach.

Dostęp do informacji finansowych

Sprawozdania Rb
System posiada gotowe druki wymaganych przepisami prawa sprawozdań Rb. Ponadto, niektóre ich elementy można modyfikować w razie potrzeby.

Gotowe szablony zestawień
Użytkownik programu ma dostęp do gotowych szablonów zestawień kontowych, budżetowych, a także dotyczących finansów, przelewów i VAT.

Zestawianie danych w trakcie ich wprowadzania
Istnieje także możliwość wykonywania zestawień na etapie tworzenia dokumentu w celu weryfikacji poprawności wprowadzanych danych. Użytkownik może na przykład wykonać rekapitulację dokumentu pozwalająca sprawdzić, czy zgadzają się obroty na poszczególnych kontach dokumentu. Rekapitulacja dokumentu może być wykonana z dowolną dokładnością, do części wynikających ze struktury konta księgowego.

Łatwe dostosowanie do potrzeb Użytkownika

Możliwość wprowadzenia dowolnej struktury organizacyjnej
Program pozwala na wprowadzenie odpowiedniej dla danej instytucji struktury organizacyjnej i prowadzenie księgowości z uwzględnieniem tej struktury, co ułatwia ewidencję oraz kontrolę wydatków i kosztów. W przypadku jednostek obsługujących księgowość dla placówek podległych, istnieje możliwość prowadzenia odrębnej ewidencji dla każdej z nich. Na podstawie wprowadzonych dokumentów generowane są zestawienia dotyczące jednej placówki, kilku wybranych, bądź analiza danych wszystkich placówek.

Możliwość określania struktury konta księgowego
Program umożliwia określenie przez Użytkownika liczby znaków w analityce konta księgowego.

Unikalne rozwiązania

Lata księgowe
W programie wprowadzono podział ksiąg rachunkowych na lata księgowe, co pozwala uporządkować pracę i ułatwić dostęp do danych historycznych.

Akceptacja dokumentów
W naszym systemie zastosowano mechanizm akceptacji dokumentów, która może poprzedzać zatwierdzenie dokumentu. Zaakceptowany dokument może edytować uprawniona do tego zadania osoba, możliwe jest więc wprowadzenie koniecznych zmian. Ułatwia to kontrolę dokumentacji przed jej ostatecznym zatwierdzeniem.

Role użytkowników
Możliwe jest przypisywanie ról dla poszczególnych użytkowników. Rozwiązanie to pozwala zdefiniować szczegółowe uprawnienia dla osób zajmujących się księgowością i podejmujących decyzje finansowe.

Kontrola realizacji planu finansowego
System informuje o przekroczeniu wcześniej ustalonych poziomów wydatków i dochodów. zawartych w planie finansowym. Umożliwia to kontrolę realizacji planu finansowego i zabezpiecza przed jego przekroczeniem.

Korekta stornem czarnym i czerwonym
Quorum F-K pozwala wykonać korektę dekretacji zarówno poprzez zapis ze znakiem minus po tej samej stronie konta (storno czerwone), jak i zapis tej samej kwoty po przeciwnej stronie (storno czarne)

Integracja danych
F-K jest częścią zintegrowanego systemu zarządzania Quorum, co oznacza, że dane wprowadzane do któregoś z programów mogą być widoczne również w pozostałych. W taki sposób przebiega współpraca F-K z programami Quorum Płace, Quorum Budżet, Quorum ST, Quorum Magazyn. W trakcie wdrożenia może zostać przeprowadzona migracja danych z innych programów księgowych naszego autorstwa, co zapewnia płynne przejście Użytkowników do pracy przy użyciu nowego oprogramowania.

Komfortowa praca

Podpowiedzi
Program wyświetla podpowiedzi dla użytkownika ze słowników, list wyboru oraz za pomocą mechanizmu autouzupełniania danych. Dzięki temu, że Użytkownik nie musi wprowadzać „ręcznie” wielu informacji, wykonywanie codziennych czynności staje się szybsze i łatwiejsze.

Szybkie wyszukiwanie danych
W Quorum F-K dostępne są dwa sposoby odnajdywania potrzebnych informacji: tradycyjna wyszukiwarka oraz wyszukiwanie po wpisaniu w nagłówku tabeli z danymi fragmentu interesującej użytkownika informacji.

Wygodne korzystanie z danych
Użytkownik może wykonać wydruki z wielu okien programu. Dzięki funkcji eksportu w formatach XLS bądź HTML, z danych można także korzystać w innych programach.

Kontekstowy pomocnik
Program został wyposażony w system kontekstowej pomocy, co oznacza, że użytkownik może wywołać system pomocy dla okna, które aktualnie jest aktywne.

Wygodne i szybkie tworzenie planu kont